Der Weg zur E-Rechnung – Welche Formate sind zulässig

Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen bestimmten Anforderungen entsprechen. Doch welches Format ist das richtige für Sie und Ihre Geschäftspartner? Die wichtigsten Punkte im Überblick:

 

Flexibilität bei der Technologie:

Es gibt keine festen Technologievorgaben. Das Format der E-Rechnung kann zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger frei vereinbart werden.

 

Norm EN 16931:

Die strukturierte elektronische Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder die Daten in ein entsprechendes Format überführen können. Das Format muss richtig und vollständig alle erforderlichen Rechnungsangaben enthalten.

 

In Deutschland sind insbesondere zwei Formate anerkannt:

 

  1. XRechnung – Standard im öffentlichen Auftragswesen

XML-basiert: Ein semantisches Rechnungsdatenmodell ohne visuelle Komponente.

Nutzungsbedarf: Ein Visualisierungstool ist erforderlich, da das Format für das menschliche Auge nicht direkt lesbar ist.

Einsatz: Besonders im öffentlichen Bereich etabliert.

 

  1. ZUGFeRD – Das hybride Format

Kombiniert PDF und XML: Enthält eine Bilddatei und einen strukturierten elektronischen Datenteil.

Anforderungen: Ab Version 2.0.1 entspricht es der Norm EN 16931.

Vorteil: Lesbar wie ein herkömmliches PDF, gleichzeitig maschinell auswertbar.

 

Unser Tipp: Vereinbaren Sie das passende Format! Besprechen Sie frühzeitig mit Ihren Geschäftspartnern, welches Format genutzt wird.